Funciones de un auxiliar administrativo del Estado en 2024 - 2025

En este artículo te explicaremos todas las funciones del Auxiliar Administrativo del Estado. Una información valiosa si estás sopesando presentarte a estas oposiciones, ya que te permitirán conocer un poco más el tipo de trabajo que desempeñarás una vez consigas tu plaza.

¿Qué hacen los auxiliares administrativos del Estado?

Los Auxiliares Administrativos del Estado pertenecen al grupo C2 de funcionarios, la escala más baja de este Cuerpo. No obstante, tienen que hacerse cargo de una gran variedad de ámbitos y funciones relacionadas con el correcto desempeño institucional. Para aprobar las oposiciones de Auxiliar Administrativo del Estado es necesario que cumplas una serie de requisitos formales, pero también es aconsejable que tu perfil se adapte a las necesidades del puesto que vas a ocupar.

Veamos cuáles son las funciones de un Auxiliar Administrativo del Estado en la España del año 2024 - 2025:

Tareas ofimáticas

El uso de herramientas informáticas y programas de Office es imprescindible para el procesamiento de textos, hojas de cálculo y bases de datos: ¡utilizarás un equipo informático día a día para tus tareas!

• Llevar a cabo tareas de mecanografía, es decir, pasar documentos a bases de datos del ordenador.
• Realizar tareas de cálculo sencillo, según necesidades del departamento.
• Archivar y registrar documentos de todo tipo.
• Tramitar expedientes administrativos como certificados, archivos de personal, hojas de gastos…
• Grabar y mantener las bases de datos actualizadas.
• Enviar emails a funcionarios y ciudadanos.
• Llevar a cabo tareas de registro administrativo.
• Realizar fotocopias, impresiones y escaneos de documentos oficiales.
• Trabajo con programas y software específico de la Administración Pública.

La destreza ofimática es fundamental en el Cuerpo porque todos los miembros tienen que hacer un uso responsable de los ordenadores, aplicaciones y plataformas de la Administración del Estado.

Atención a la ciudadanía

La gente no está de visita en las instalaciones públicas por gusto. Los funcionarios ayudan a las personas a que el trato con la Administración sea más cercano:

• Llevar a cabo funciones de atención al público, tanto de forma presencial como telefónica o a través de soportes informáticos.
• Resuelven dudas, tramitan solicitudes y facilitan la información requerida sobre procedimientos administrativos.
• Registro de la documentación y expedientes que aportan los ciudadanos.
• Organizar reuniones entre el ciudadano y la Administración. Ayudan en la coordinación de reuniones, eventos y actividades administrativas, encargándose de la logística y garantizando que todo se desarrolle según lo previsto.
• El auxiliar debe ser comunicativo, no solo por el trato hacia el resto de tus compañeros, sino para evitar malentendidos, o bien para llevar a cabo todas las tareas de atención al público.

Redacción y emisión de documentos

La comunicación escrita es imprescindible para mejorar la eficiencia operativa del Estado. Una de las funciones clave del Auxiliar Administrativo del Estado es la redacción de informes, actas, cartas y otros documentos administrativos. También se encargan de la emisión de certificados, notificaciones y otros documentos oficiales.

Trabajo en equipo y apoyo en la tramitación administrativa

Colaboran en la tramitación de expedientes, cumplimentación de formularios y verificación de la información presentada, asegurando que todo esté conforme a la normativa vigente. Para desempeñar esta tarea es imprescindible la capacidad para trabajar en equipo. Se valorará tus dotes para trabajar en coordinación con otros compañeros de tu departamento. Tener capacidad de organización te será de utilidad para llevar a cabo tareas como la tramitación de expedientes y archivos administrativos.

Gestión de bases de datos

Los auxiliares realizan el mantenimiento de bases de datos, actualizando la información de manera regular para garantizar la precisión de los registros administrativos. Un administrativo debe ser detallista. El trabajo que tendrás que realizar no será complicado, pero deberás prestar atención a los detalles para que el resultado sea óptimo.

Control de los suministros

Supervisan y controlan los suministros y el material de oficina. Esto incluye, entre sus funciones como Auxiliar de la Administración del Estado, la gestión del inventario, la coordinación de la reposición cuando sea necesario. Obviamente, tienes que garantizar la conservación del material de la oficina y asegurar un acceso fácil al resto de administrativos. La gestión financiera debe ser coordinada con RR. HH.

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