En este artículo analizamos a fondo las funciones del Auxiliar Administrativo en el ámbito público. Además, hablaremos de los distintos tipos de auxiliares y de las principales diferencias que existen entre ellos a la hora de ejercer sus competencias.
Funciones Auxiliar Administrativo: competencias generales
Los Auxiliares Administrativos son funcionarios pertenecientes al grupo C2 que pueden desempeñar sus competencias en una gran variedad de ámbitos y en cualquier Administración Pública.
De todos modos, sea cual sea el organismo al que se adscriban, hay una serie de tareas que suelen compartir. En este sentido, podemos decir que las típicas funciones de un Auxiliar Administrativo son las siguientes:
- Trabajos de carácter mecanográfico.
- Tareas de cálculo sencillo.
- Funciones de archivo y registro de documentos.
- Tramitación de determinados expedientes administrativos (certificados, personal, gastos…).
- Funciones de atención al público, tanto de forma presencial como telefónica o a través de internet.
- Gestión de archivos y documentos, incluyendo tareas de registro administrativo.
- Grabación y mantenimiento de bases de datos.
- Otras tareas de tipo auxiliar o de apoyo, en el marco de la unidad o departamento a los que se adscriban.
Las funciones del Auxiliar Administrativo en las diferentes Administraciones
Como decíamos en el apartado anterior, los Auxiliares Administrativos pueden ejercer sus tareas en una gran diversidad de entidades y organismos de todas las Administraciones. En la mayoría de ellas, las tareas serán muy similares. Sin embargo, en otros casos, puede haber diferencias significativas.
De este modo, algunos de los ámbitos en los que desarrollan sus funciones los Auxiliares Administrativos son los siguientes:
- Administración del Estado. En esta administración, los Auxiliares pueden ubicarse tanto en los órganos centrales de los Ministerios como en los territoriales, además de en entidades y organismos de todo tipo dependientes de los anteriores. Actualmente, según datos del Instituto Nacional de Administración Pública (INAP), de los 24.142 Auxiliares Administrativos que están en servicio activo en la Administración estatal, el 37 por ciento está destinado en Madrid.
- Administración de las Comunidades Autónomas. De nuevo, el Auxiliar puede realizar sus funciones tanto en la Administración General de la Comunidad Autónoma como en organismos o entidades de ella dependientes, y tanto en su sede central como en delegaciones provinciales o comarcales. Dentro de la Administración autonómica, un caso especial son los Auxiliares Administrativos de Sanidad, a los que dedicaremos un apartado específico.
- Entidades Locales. Como sabrás, prácticamente todos los Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares, entidades comarcales y demás organismos dependientes cuentan con Auxiliares Administrativos para ejercer las funciones que les son propias.
- Universidades. En el sistema universitario público, los Auxiliares Administrativos conforman un grupo destacado dentro del personal de administración y servicios (PAS) y desarrollan una gran variedad de tareas imprescindibles para el buen funcionamiento de estos centros docentes.
Funciones del Auxiliar Administrativo de Sanidad
Como decíamos antes, los Auxiliares Administrativos de Sanidad son un caso particular que merece un apartado propio en este repaso que estamos haciendo de las funciones del Auxiliar Administrativo.
Para conocer las competencias que corresponden a estos profesionales tenemos que acudir a la Orden de 28 de mayo de 1984 que modifica el Estatuto de Personal no Sanitario de las Instituciones Sanitarias de la Seguridad Social de 1971. Aunque esta orden fue derogada en 2003, sigue vigente en lo que se refiere a las funciones de los Auxiliares Administrativos de Sanidad.
Por tanto, según esta orden (artículo 1), corresponde a estos profesionales la realización de las siguientes tareas:
“Funciones de apoyo material, ejercicio y desarrollo respecto a las tareas administrativas – asistenciales propias de la Institución, así como las de Secretarías de planta y servicios y las de preparación y tratamiento de los datos para la informática”.
De todos modos, hay muchos profesionales que se quejan de tener que recurrir a una regulación del año 1984, cuando las organizaciones sanitarias han experimentado cambios tan profundos a lo largo de las últimas décadas.
La digitalización del trabajo administrativo y la evolución de la gestión sanitaria suponen que las funciones de un Auxiliar Administrativo sanitario sean hoy bastante diferentes a las que se realizaban hace más de treinta años.
Habilidades recomendadas para ejercer las funciones de Auxiliar Administrativo
Algunas de las cualidades personales y habilidades específicas que pueden ayudarte en el desempeño de tus funciones como Auxiliar Administrativo son las siguientes:
- Capacidad de auto – organización, especialmente para las tareas de tramitación de expedientes y de archivo.
- Atención al detalle.
- Habilidades comunicativas, para aquellos puestos que supongan atención al público.
- Capacidad de trabajo en equipo, de cara a una buena coordinación con el demás personal de tu unidad administrativa.
Como has podido ver, la polivalencia de estos profesionales va a suponer que las funciones de un Auxiliar Administrativo puedan ser diferentes en función de cuál sea la entidad en la que ejerza su trabajo. No obstante, existen muchas funciones en común y las oposiciones suelen ser muy similares en cualquiera de estas Administraciones.
