Funciones de Auxiliar Administrativo en Cataluña

Si vas a presentarte a unas oposiciones del cuerpo administrativo de la Generalitat, te interesará conocer cuáles son las funciones de auxiliar administrativo en Cataluña. ¡Quédate leyendo y toma nota!

Funciones generales de auxiliar administrativo en Cataluña

El personal de administración desempeña una labor muy importante puesto que contribuye, a través de su trabajo, al funcionamiento fluido y adecuado de los diferentes departamentos que constituyen el sistema de la burocracia de cualquier institución.

Por ello, las tareas que se realizan en este puesto abarcan un espectro amplio de actividades administrativas, entre las que se incluyen desde funciones de documentación y registro, hasta la atención al usuario, pasando por la gestión de correspondencia o la redacción de documentos oficiales.

Veamos de manera general cuáles son las funciones que realizarás en tu puesto de auxiliar de la administración en la Generalitat de Catalunya:

• Mecanografiar documentos a ordenador para que queden almacenados en las bases de datos de la corporación.
• Realizar tareas sencillas de cálculo según lo que necesite en el departamento en el que destinen.
• Llevar control de archivo y registro de documentación.
• Realizar trámites de expedientes administrativos (certificados, hojas de gastos, archivos de personal, etc.)
• Encargarte de atención al usuario de manera presencial, telefónica o vía e-mail.
• Gestión de correspondencia.
• Fotocopiar y escanear documentación.
• Organización de reuniones cuando sea necesario.

Estas tareas generales pueden agruparse en los siguientes bloques de tareas más específicas en función del área competencial:

Competencias en organización del trabajo

• Atender la ciudadanía, de acuerdo con el ámbito de actuación de tu departamento, aplicando criterios de calidad, de servicio y los procedimientos internos.
• Realizar los trámites establecidos en relación con los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en materia de protección de datos de carácter personal, de acuerdo con el protocolo elaborado por el gobierno de la comunidad autónoma.
• Saber canalizar las comunicaciones orales, telefónicas o telemáticas, internas o externas de la Generalitat hacia los destinatarios adecuados, aplicando los procedimientos internos de atención al ciudadano y transmitiendo la mejor imagen, para responder con eficacia y rapidez las peticiones.
• Saber gestionar el registro y la distribución de las comunicaciones escritas, documentos y/o correspondencia convencional o electrónica y paquetería recibidas o emitidas, de forma rápida, eficiente y de acuerdo con las normas legales y los procedimientos internos, para optimizar la circulación, la disponibilidad y el acceso de la información.
• Aplicar los criterios básicos de gestión de la documentación.
• Saber aplicar los criterios de organización de archivos o de carpetas de documentación telemáticos.
• Realizar los trámites de acceso y reproducción de la documentación, en apoyo convencional y/o digital, aplicando los procedimientos internos y las normas legales referentes a la conservación, seguridad y confidencialidad de la información, para facilitar su fiabilidad y autenticidad.
• Saber tratar documentos a partir de originales o borradores, utilizando aplicaciones informáticas de procesamiento de textos o presentaciones, de acuerdo con los criterios establecidos y las normas de imagen corporativa.
• Elaborar tablas y gráficos según la documentación aportada, utilizando aplicaciones informáticas de hoja de cálculo o de otros, con el fin de obtener los resultados esperados de acuerdo con las instrucciones recibidas.
• Saber obtener los documentos de trabajo a través de las utilidades informáticas disponibles, para transmitirlos a destinatarios internos con eficacia en el formato, cantidad y calidad requeridos, siguiendo las instrucciones recibidas y respetando las normas.

Competencias en organización en el ámbito de la Administración pública

• Aplicar los procedimientos y criterios establecidos en relación con los derechos y deberes de la ciudadanía en la relación con la administración.
• Informar a los ciudadanos, de acuerdo con las instrucciones previamente establecidas, sobre el procedimiento y los actos administrativos propios de la Generalitat.

Competencias en gestión económica y financiera

• Llevar a cabo las tareas administrativas vinculadas a los procesos contables, presupuestarios y los procedimientos de compras de material, equipamiento y servicios.

Conocimientos en prevención de riesgos laborales

• Riesgos en el ámbito de trabajo.
• Actuaciones en caso de emergencia.

Perfil de competencias de auxiliar administrativo

Para llevar a cabo adecuadamente las funciones descritas en el apartado anterior, es necesario contar (o desarrollar cuando obtengas tu plaza) una serie de habilidades y competencias relacionadas con el trabajo administrativo que desempeñarás.

Vamos a enumerarlas las más destacadas y relevantes para este perfil profesional:

• Adecuación al cambio y flexibilidad.
• Orientación al servicio y a la atención ciudadana.
• Trabajo en equipo y cooperación.
• Capacidad resolutiva y toma de decisiones.
• Habilidades de comunicación.
• Mejora y aprendizaje permanentes.
• Atención al detalle.
• Buenas habilidades de comprensión lectora y redacción.

¡Consigue tu plaza en el funcionariado!

Ahora ya te haces una idea más precisa de cuáles son las funciones de auxiliar administrativo en Cataluña y qué habilidades necesitas para llevarlas a cabo. En vista de esto, ¿has decidido ya si esta profesión es para ti?

Si la respuesta es sí, entonces no te lo pienses más y comienza a prepararte para conseguir tu plaza de funcionario/a de la administración en la comunidad catalana.

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